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17.05.2018

ReGuest ist DSGVO-ready!

Deine Gästedaten sind ein Schatz, der gut geschützt werden sollte. Deshalb werden Datenschutz und -sicherheit bei ReGuest schon immer großgeschrieben.
Rechtzeitig zum Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung DSGVO am 25. Mai 2018 haben wir ReGuest noch um einige Funktionen erweitert und so fit für die DSGVO gemacht.
Im Folgenden findest du jeweils eine kurze Erklärung der wichtigsten Merkmale und ein Video, das dir zeigt, wie das jeweilige Feature funktioniert.
 
 

Aufbewahrungsfristen

Zunächst solltest du in ReGuest die Aufbewahrungsfristen für persönliche Daten definieren. Dabei werden drei Kontaktarten unterschieden:

  • Kontakte ohne Korrespondenz, also jene Einträge im Gästearchiv, mit denen du noch nie über ReGuest kommuniziert hast, weil sie z. B. aus einem Datenimport von deinem PMS stammen 
  • Kontakte mit Korrespondenz aber ohne Buchung, also Einträge im Gästearchiv, denen du z. B. ein Angebot geschickt hast, die aber nicht gebucht haben oder denen du absagen musstest, weil du keine Verfügbarkeit hattest 
  • Kontakte mit Buchung 

Wie lang du die Daten aufbewahren willst, bleibt allein dir überlassen. Die DSGVO gibt dazu keine Richtlinie, sie spricht nur von „angemessenen“ Fristen. Es ist auch möglich, keine spezifischen Fristen in ReGuest zu definieren, wenn berechtigtes Interesse besteht, die Daten z. B. aus Effizienzgründen im System zu behalten.

Außerdem kannst du in diesem Bereich auch definieren, ob nur Korrespondenzen, also z. B. Angebote und Reservierungen, nach einer bestimmten Aufbewahrungsfrist gelöscht werden sollen.

Gäste, die deinen Newsletter abonniert haben, kannst du mit der entsprechenden Option ausnehmen.
 

Datenschutzerklärung

Deine bisherige Datenschutzerklärung ist nach wie vor in ReGuest hinterlegt und für den Gast abrufbar.

Wenn du aber eine neue, DSGVO-konforme Datenschutzerklärung erstellen möchtest, kannst du das direkt in ReGuest tun:

Zuerst ist es notwendig, einige Daten einzugeben: Namen und Adresse deines Unternehmens, eine Kontakt-Emailadresse und -Telefonnummer für Datenschutzangelegenheiten, den Namen und Email-adresse deines Datenschutzbeauftragten (DPO), sofern du gesetzlich verpflichtet bist ihn zu benennen.
Danach kannst du die vorher definierten Aufbewahrungsfristen (siehe oben) mit der Datenschutzerklärung verknüpfen.
Als nächstes kannst du auswählen, welche Abschnitte der Datenschutzerklärung du deinem Gast anzeigen möchtest. Wir empfehlen dir, zunächst alle Abschnitte anzuzeigen und nur dann einzelne Abschnitte auszublenden, wenn du sicher bist, dass du sie nicht benötigst.
Im nächsten Schritt definierst du die Optionen für die Weitergabe der Daten und wählst jene Dienste von Dritten aus, die du verwendest: Zum Beispiel Social Networks, Bewertungsplattformen oder auch die Internet-Booking-Engine, an die du die ReGuest-Reservierungen überträgst.
Zum Schluss kannst du noch einen freien Text definieren, der am Ende deiner Datenschutzerklärung angezeigt wird.
Mit einem Klick auf „Erstellen“ fügt ReGuest die eingegebenen Daten in den Standardtext ein und speichert die Datenschutzerklärung in allen Sprachen, die für dein System aktiv sind. Über den Vorschau-Button kannst du die Erklärung noch kontrollieren. Wenn du zufrieden bist, klickst du auf „Aktivieren“ und schon wird diese neue Datenschutzerklärung deinem Gast angezeigt.
 

Kontaktverwaltung

Laut DSGVO hat jede Person, deren Daten verarbeitet werden, das Recht auf Auskunft und auf Löschung der gespeicherten Daten.

Die Gästekartei wurde deshalb um einen neuen Reiter „Datenauskunft“ erweitert. Dort steht genau, welche Daten zum jeweiligen Gast gespeichert sind. Du kannst diese Informationen sogar ganz einfach kopieren und sie z. B. in eine Email einfügen, um sie der anfragenden Person zu schicken.

Das Löschen von Gästedaten erfolgt über die Schaltfläche „Gast löschen“. Um Missbrauch zu verhindern, sehen nur User mit der notwendigen Berechtigung diesen Button. Bitte wende dich an unseren Support, wenn du die Berechtigung benötigst.
 

Zustimmung für Marketingzwecke

In den Stammdaten des Gastes wird jetzt auch die Zustimmung zum Email-Marketing (Gast hat sich für Newsletter registriert) angezeigt. ReGuest unterscheidet drei Zustände: 
  • unbekannt/ keine Information solange der Gast weder explizit seine Zustimmung erteilt hat, noch sie explizit nicht erteilt oder zurückgezogen hat 
  • Zustimmung erteilt 
  • Zustimmung nicht erteilt 

Diese Zustimmung kann auf verschiedene Arten erfolgen: 
  • der Gast kann den Newsletter bei der Buchungsanfrage abonnieren;  
  • durch einen Datenimport oder eine Übertragung aus dem PMS;  
  • direkt aus dem Anfrageformular auf deiner Website; - durch eine manuelle Änderung durch einen Hoteluser. 

Egal wie die Zustimmung erfolgt, in der Gästekartei wird dir genau angezeigt, wann und warum der Gast den Status gewechselt hat.
 

Alle diese Neuerungen wurden bereits für dich aktiviert.

Mit Hilfe der obigen Videos kannst sie ohne besondere Schulung verwenden. Solltest du dennoch Fragen haben oder Unterstützung benötigen, steht dir unser Support-Team unter service@reguest.love zur Verfügung.

Hinweis: Diese Hilfe stellt keine Rechtsberatung dar. Wir haben uns mit den Bestimmungen der DSGVO zwar intensiv beschäftigt, um die entsprechenden Regelungen für dieses Produkt umsetzen zu können, sind aber keine Juristen! Obwohl wir mit aller angemessenen Sorgfalt auf die Richtigkeit der veröffentlichten Informationen achten, kann hinsichtlich der inhaltlichen Richtigkeit, Genauigkeit, Aktualität, Zuverlässigkeit und Vollständigkeit dieser Informationen sowie für allfällige Rechtsfolgen, die sich aus der Umsetzung dieser Informationen ergeben, keinerlei Gewähr übernommen werden.
 
 
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