Utilizziamo cookie per assicurarti una migliore esperienza sul sito. Utilizziamo cookie di parti terze per inviarti messaggi promozionali personalizzati. Per maggiori informazioni sui cookie e sulla loro disabilitazione consulta la Cookie Policy. Se prosegui nella navigazione acconsenti all’utilizzo dei cookie.
 
 
17.05.2018

ReGuest è pronto per il GDPR!

I dati dei tuoi ospiti sono un tesoro degno di essere protetto. Per questo, la protezione e la sicurezza dei dati sono una priorità ReGuest di primo piano.
In tempo per l’entrata in vigore del regolamento generale europeo sulla protezione dei dati (GDPR) il 25 maggio 2018 abbiamo ampliato ReGuest con nuovi funzionamenti rispettosi delle direttive.
Qui di seguito troverai brevi spiegazioni delle caratteristiche più importanti e i video in cui vengono presentate.
 
 

I periodi di conservazione

Prima di tutto dovrai definire i periodi di conservazione dei dati personali in ReGuest. Ci sono tre tipi di contatti:

  • Contatti senza corrispondenza, cioè i contatti nell’archivio ospiti con cui non hai ancora comunicato attraverso ReGuest per esempio perché derivano dall’importazione dati del tuo PMS 
  • Contatti con corrispondenza ma senza prenotazione, cioè i contatti nell’archivio ospiti a cui hai p.es. mandato un’offerta, ma che non hanno prenotato o che hanno ricevuto una disdetta per mancanza di disponibilità  
  • Contatti con prenotazione 

Solo tu puoi definire la durata del periodo di conservazione dei dati. Non esistono direttive del GDPR a questo proposito. Si parla soltanto di “periodi adeguati”. È anche possibile non definire periodi specifici in ReGuest se c’è un legittimo interesse a conservare i dati nel sistema ai fini dell’efficienza.

Nell’area dei periodi puoi anche definire se, dopo un certo periodo di conservazione, vuoi cancellare solo le corrispondenze, cioè p.es. le offerte e le prenotazioni.

Tramite un’opzione corrispondente puoi escludere gli ospiti iscritti alla tua newsletter.
 

Informativa sulla privacy

La tua informativa originale sulla protezione dei dati rimane disponibile per i tuoi ospiti.
Se decidi di redigere una nuova informativa rispettosa del GDPR lo puoi fare direttamente in ReGuest.

Innanzitutto, è necessario inserire i seguenti dati:
il nome e l’indirizzo della tua azienda, un indirizzo e-mail e un numero di telefono di contatto per le questioni di privacy, e il nome e l’indirizzo e-mail del tuo addetto privacy se sei obbligato per legge a nominarlo. Dopo puoi collegare i periodi di conservazione prima definiti (vedi sopra) all’informativa.
Successivamente puoi scegliere quali parti dell’informativa vuoi dimostrare o meno ai tuoi ospiti. Ti consigliamo di visualizzare tutte le parti all’inizio e di nascondere singoli parti soltanto se sei sicuro di non averne bisogno. Nel prossimo passo puoi definire le opzioni per il passaggio dei dati e selezionare i servizi di terzi che utilizzi: per esempio le social network, piattaforme di recensioni o il booking engine a cui trasferisci le tue prenotazioni ReGuest.
Infine, puoi definire un testo libero che verrà visualizzato alla fine della tua informativa sulla privacy.
Se clicchi su “Crea”, ReGuest integrerà i dati inseriti nel testo standard e salverà l’informativa sulla privacy in tutte le lingue attive nel tuo sistema. Cliccando su “Anteprima” puoi controllare l’informativa. Se sei contento, clicchi su “Attiva” e la nuova informativa verrà subito visualizzata ai tuoi ospiti.
 

Gestione dei contatti

Secondo il GDPR, ogni persona cui dati sono trattati ha il diritto all’informazione e alla cancellazione di questi dati.

Per questo è stata aggiunta la nuova tab “Sintesi dati” alla scheda dell’archivio ospiti. In questa tab puoi vedere esattamente quali dati di un’ospite sono stati registrati. Puoi anche semplicemente copiare queste informazioni e incollarle in una e-mail per mandarle alla persona richiedente.

Per cancellare i dati di un’ospite basta cliccare sul pulsante “Cancella ospite”. Per evitare abusi, solo gli utenti con una rispettiva autorizzazione possono vedere questo pulsante. Se hai bisogno dell’autorizzazione, ti preghiamo di rivolgerti al nostro support.
 

Consenso per email marketing

Nell’area dei dati principali dell’ospite adesso verrà anche visualizzato il consenso all’email marketing (ospite si è iscritto alla newsletter). ReGuest distingue tre stati diversi:
  • Sconosciuto/nessuna informazione finché l’ospite non abbia dato il suo consenso esplicito o finché non abbia esplicitamente non dato o ritirato il suo consenso  
  • Consentito 
  • Non consentito 

Il consenso può avvenire in diversi modi:
  • L’ospite, facendo richiesta, puó iscriversi alla newsletter 
  • Tramite l’importazione dati o il trasferimento dal PMS 
  • Direttamente dal modulo di richiesta sul tuo sito web 
  • Tramite la modificazione manuale di un hotel user 

A prescindere dal modo di consenso nella scheda ospiti ti verrà dimostrato quando e perché lo status è stato modificato.
 

Tutte queste nuove funzionalità sono già state attivate per te.

Con l’aiuto dei video suddetti puoi utilizzarle senza una formazione specifica. Qualora, tuttavia, dovessi avere domande o bisogno di aiuto, il nostro support team rimane alla tua disposizione sotto service@reguest.love.

Avviso: Questo aiuto non va inteso come consulenza legale. Abbiamo lavorato intensamentecon le direttive del GDPR per essere in grado di implementare le rispettive direttive per questo prodotto, ma non siamo giuristi! Anche se abbiamo prestato molta attenzione all’accuratezza delle informazioni da noi pubblicate non possiamo impegnare la responsabilità per il contenuto, l’esattezza, l’attualità, l’affidabilità e la completezza di queste informazioni.
 
 
Vai alla lista